Lumene Group KickOff

Kuukausien suunnittelu näkyi osallistujalle vaivattomana kokemuksena

Pulp Agency tuotti Lumene Groupin vuosittaisen henkilöstön KickOff-tapahtuman Helsingissä. Kaksipäiväinen kokonaisuus toi yhteen koko Lumene Groupin henkilöstön ja muodostui kahdesta erillisestä tapahtumasta: ensin kansainväliselle myynnin ja markkinoinnin henkilöstölle, sitten kotimaan tuotannon väelle.

Ohjelmarakenne noudatti melko tavanomaista kaavaa: seminaari, aktiviteetit, illallinen ja iltajuhla. Valmiissa tapahtumassa kaiken tulee näyttää ja tuntua osallistujalle selkeältä, sujuvalta ja luontevalta. Taustalla kokonaisuus oli kuitenkin tarkasti aikataulutettu tuotannollinen palapeli.

Vaativa tuotanto ja tiukat logistiset aikaikkunat

Samaa tapahtumatilaa käytettiin sekä päivä- että iltaohjelmaan, mikä edellytti nopeita väliroudauksia ja tilan muuntamista käyttötarkoituksesta toiseen hyvin lyhyissä aikaikkunoissa. Osallistujaryhmät saapuivat eri aikoihin, ja tapahtuman vaihtopäivänä uuden ryhmän saapuminen, edellisen ryhmän liikkuminen, majoittuminen, tavaralogistiikka ja tapahtumatilan muutostyöt limittyivät keskenään. Aikataulussa oli hyvin vähän, jos lainkaan, pelivaraa.

Tällaisessa tuotannossa onnistuminen perustuu yksityiskohtaiseen ennakkosuunnitteluun, mutta yhtä tärkeää on kyky reagoida nopeasti tilanteisiin, jos jokin suunniteltu ei toimikaan odotetulla tavalla. Tapahtumaa ei voi harjoitella kymmeniä kertoja kuten teatteriesitystä. Kun ovet avautuvat, askeleen on osuttava lankulle käytännössä ensimmäisellä kerralla.

Siksi kokemuksella, ennakoinnilla ja tuotannollisella näkemyksellä on suuri merkitys.

Osallistujakokemus rakentuu pienistä ratkaisuista

Tuotannon rinnalla keskeinen tavoite oli rakentaa sisältöjä, jotka eivät ainoastaan viihdytä, vaan tuovat ihmisiä lähemmäs toisiaan, madaltavat osallistumisen kynnystä ja vahvistavat yhteishenkeä yli osastorajojen. Osallistujat saivat ennalta valita, mihin aktiviteettiin he osallistuvat. Kokonaisuus rakennettiin siten, että mahdollisimman monelle löytyi mieleinen vaihtoehto.

Erityisen paljon kiitosta sai Wine & Paint – helposti lähestyttävä ja hauska aktiviteetti, jossa syntyi luontevasti keskustelua ja uusia kohtaamisia. Kotiinviemisiksi syntyi upeita, yksilöllisiä taideteoksia – ja moni taisi samalla ylittää itsensäkin. Myös liikunnalliset aktiviteetit keräsivät runsaasti kiitosta. Kunnon hikijumppa ennen iltaa oli monelle huippujuttu.

Tilaajan toiveesta toteutettu rotating dinner toi puolestaan eri tiimejä ja henkilöstöryhmiä luontevasti yhteen ja loi mahdollisuuksia uusille kohtaamisille. Bileosuudella live-karaoke oikean bändin kanssa toi osallistujat vahvasti osaksi tapahtuman sisältöä. Lavalle noustiin yhdessä, kollegoita kannustettiin ja yhteishenki oli käsinkosketeltavaa.

Myös pienemmät ratkaisut rakensivat kokonaiskokemusta. Tapahtuman aikana otettuja valokuvia nostettiin screeneille jo saman illan aikana, jolloin osallistujat näkivät itsensä osana tapahtuman tarinaa. Lumene Groupille rakennettu oma palvelupiste keskitti huonekorttien, majoittumislomakkeiden, jakomateriaalien ja logististen infojen jakamisen yhteen paikkaan ja auttoi hallitsemaan suuren osallistujamäärän logistiikkaa lyhyissä aikaikkunoissa.

Luovuus tapahtumissa ei aina tarkoita suuria eleitä. Usein parhaat ratkaisut ovat niitä, jotka saavat ihmiset osallistumaan, kohtaamaan ja kokemaan tapahtuman omakseen.

Kokonaisuus ratkaisee

Osallistujakokemus syntyy kaikesta: sisällöstä, palvelusta, aikatauluista, logistiikasta, viestinnästä, tilasta ja tunnelmasta. Tapahtumatoimiston tehtävä on nähdä nämä osat yhtenä kokonaisuutena ja varmistaa, että ne tukevat asiakkaan tavoitteita. Lumene Groupin KickOffissa vaativa tuotanto, tarkasti suunniteltu logistiikka ja harkitut sisältöratkaisut muodostivat yhdessä osallistujalle sujuvan ja luontevan kokonaisuuden.

Kiitos Lumene Groupille luottamuksesta ja erinomaisesta yhteistyöstä!